CDMX 30 noviembre 2020. Ana Paula Hérnandez, Vicepresidenta para LATAM Meetings & Events (M&E), y ahora encargada de llevar paralelamente la Dirección de BCD M&E México, dio a conocer en conferencia de prensa online los resultados obtenidos por la empresa en el marco de la pandemia en este 2020, así como las tendencias y los planes de transformación que enfrentará para 2021 la industria de reuniones.
“Usualmente, en esta época del año contamos con estadísticas sobre viajes de negocio, eventos y reuniones, que nos permiten crear pronósticos globales para 2021, sin embargo, este ha sido un largo año con mucha incertidumbre, y nadie puede asegurar en dónde estaremos en tres meses y mucho menos en 12, por lo que decidimos tener conversaciones profundas con nuestros clientes para entender dónde se encuentran y así poder avanzar juntos”, explicó Ana Paula.
Agregó que es tiempo de mirar hacia delante para poder reinventar las estrategias de eventos para el futuro, “y mientras lo hacemos, aquí presentamos un vistazo de lo que sabemos a través de nuestros clientes corporativos, que es el mercado en el que nos enfocamos”.
También dijo que cuentan con una de las mejores aplicaciones virtuales denominada Virtual Venue que maneja BCD en alianza con la agencia Creatividad que dirige Michel Wohlmuth, en seguimiento a lo nuevos roles híbidos en la industria de reuniones.
Enfatizó que la data es ahora más relevante que nunca, por lo que se le considera el “nuevo petróleo”.
Acompañada en la presentación denominada Still Conection, por Eva Isla, Head of Account Management de BCD M&E México, aseguró que el regreso a las reuniones presenciales podría tomar más tiempo de lo previsto y vendrá con muchos retos, sin embargo, también estará rodeado de mucha innovación y dedicación para un resurgimiento más fuerte, “dentro de toda la incertidumbre, una cosa es cierta: colaboración y flexibilidad serán clave para el éxito de toda la industria”.
Entre los resultados más relevantes se encuentra la tendencia por tener todo en una sola plataforma, y en el tema de estrategia refleja que 61% de los clientes se encuentran diseñando sus estrategias para eventos virtuales; 59% de las empresas piensan que el regreso de las reuniones y eventos es una prioridad para sus negocios; 44% de los clientes encuentran el valor de los modelos estratégicos de gestión de eventos mucho más relevante ahora que previo a la pandemia; y cuando se habla de tercerizar los eventos y reuniones, 79% de las empresas disminuirá y mantendrá los mismos niveles que antes.
Por su parte, Eva Isla, se refirió a la forma en que cambiará la política M&E como resultado del COVID-19, siguiendo ahora nuevos procesos: preaprobaciones adicionales necesarias para sostener eventos face to face (16%); términos más flexibles en los contratos con proveedores (12%); priorizar virtual/híbrido sobre face to face (11%); reevaluando presupuestos de M&E (11%); estricto apego a los lineamientos de los Centers for Disease Control de Estados Undios / CDC (8%); consideraciones preevento para asistentes (9%); procesos de aprobación obligatorios (10%); alinear prolíticas de viajes con la de eventos / guidelines (9%); encuestas preeventos para medir los niveles de confianza de asistentes (6%); y consideración de lineamientos de los CDC (6%).
Ana Paula habló de la recupaeración, ¿quiénes van a liderar el retorno de la actividad?, colocándose en primer lugar con 34% Executive Leadership, seguido de Marketing con 11%; Human Resources con 11%; Sales 11%; Security 10%; Other 9%; Travel Management 6%; Legal 4%; y Procurement 3%. Además de la forma en que se impactarán los presupuestos 2021, los cuales cambiarán, manejando ahora dos: uno para la parte virtual y otro para los presenciales, como también la alineación de políticas de eventos.
Un aspecto importante que presentaron fue el pronóstico de cuándo regresaremos a los volúmenes de 2019, resultando que 23% calcula en 2021; 58% en 2022; 14% en 2023; 2% en 2024; y 2% en 2025.
Pero, después del COVID-19 ¿qué otros factores están impactando los programas de eventos?, lo que lidera con 27% el asunto de las medidas de contención de costos; y en cuanto a los formatos que preferirán los asistentes en 2021, en primer lugar se coloca presencial con asistencia virtual en 64%. Y en cuanto al regreso de los eventos face to face, el mayor n´umero con 31% estima que en 2021.
Y otro aspecto importante fue el de los retos para el regreso a reuniones face to face, que 17% consideró el distanciamiento social en el proceso de viaje y durante el evento; 14% la cuarentena antes y después del evento; 14% los riesgos de salud al regresar a casa; 13% el cambio constante de las regulaciones; 10% el cumplimiento de normas de salud y seguridad (gel, cubrebocas, etc.); 10% que los asistentes se están acostumbrando a las opciones virtuales, prefiriéndolas al formato presencial; 7% las reducciones en frecuencias de vuelos; 7% el presupuesto; y 5% la atención médica durante el evento y en los destinos.
Otro de los cambios que se están registrando es que los eventos contaban con una progrmación a largo plazo, pero la pandemia nos obligó a proyectar en el aquí y el ahora.
La Vicepresidenta para LATAM, incluyendo México, anunció la creación de Whats Trendig, donde compartirán todas estas tendencias de la industria de los eventos, y aunque actualmente está en inglés, en unos días saldrán las versiones en español y portugués.
Detalló que el estudio del que se desprende toda esta información se basa en datos de BCD en el mundo, el cual se realizó de agosto a octubre 2020, considerando empresas de todos los perfiles.
Señaló que la retención de clientes en BCD es alta , ya que fluctuá en un promedio de 98%, a pesar de que la actividad reportó una reducción de entre 50% y 60%.
Por último, externó su opinión con respecto al aprendizaje que nos ha dejado la crisis sanitaria: “adaptación al cambio, la forma en que estamos haciendo las cosas, el trabajo conjunto y la unión con la cadena de valor de la industria para salir adelante en este inédito panorama y hacia la recuperación que será de adentro hacia fuera, primero en México y luego a nivel internacional”.