¿Cómo planear un evento social en medio de una pandemia?
CDMX 2 de junio 2021. La pandemia causada por COVID-19 mantuvo por varios meses el desarrollo de eventos sociales detenido; sin embargo, conforme el semáforo de riesgo epidemiológico cambia a verde, cuando todas las actividades están permitidas con precaución y prevención, los eventos sociales se reactivan, aunque ahora se presentan con una variante que da paso a los eventos íntimos y en pequeños grupos.
Al respecto, Fannia Araiza, Coordinadora General de Cursos y Diplomados de la Event Planning Academy, nos compartió algunas recomendaciones para crear un evento exitoso bajo este contexto:
ORGANIZAR UN EVENTO BOUTIQUE / PETITE
Estos eventos son tendencia mundial y contemplan una lista reducida de invitados para cumplir con el aforo permitido en los venues (que puede ir desde 30% hasta 60%, dependiendo de las permisiones de cada entidad), y así respetar los lineamientos de seguridad como el distanciamiento físico. Esta categoría ofrece ventajas como sentir menos estrés en la organización, así como elevar la experiencia de los invitados.
CREAR UNA EXPERIENCIA
Convertir el evento en una vivencia sensorial que involucra todos los sentidos, desde el primer acercamiento hasta la culminación; se recomienda centrarse en el diseño de tres experiencias estelares. Los elementos individuales y personalizados es una de las formas más sencillas de hacerlo.
SER CREATIVOS
Con la finalidad de mantener las medidas de prevención de contagio en la experiencia, ubicar el filtro de toma de temperatura, los dispensadores de gel antibacterial y cubrebocas a la entrada del lugar y nómbralos de forma creativa, por ejemplo “Contagia amor, no gérmenes”; o armar un kit de protección para entregar individualmente a cada uno de los invitados. También se pueden colocar pulseras de colores que indiquen el nivel de distanciamiento que desea el invitado.
SUSTITUIR LAS MESAS DE POSTRES
Evitar las aglomeraciones y manipulación de los alimentos por varias personas; optar por paquetes individuales para cada mesa o invitado.
CREAR BURBUJAS FAMILIARES
Para cuidar aún más a los asistentes, se recomienda sentar a los invitados con las mismas personas con las que viven. Además, será necesario reducir el número de personas por mesa: ocho para las mesas cuadradas y redondas de 1.5 metros, y máximo 10 personas por mesa redonda de 1.8 metros de diámetro.
APROVECHAR LA TECNOLOGÍA
Además de economizar en impresiones y cuidar al medio ambiente, la tecnología nos ofrece infinitas formas para crear experiencias. Envíar invitaciones digitales, y utiliza los códigos QR para mostrar el menú.
CONTRATAR A PROFESIONALES
Los Event Planners son expertos en planeación y ejecución de eventos, tienen una amplía cartera de proveedores de confianza y cuentan con el conocimiento necesario para crear momentos inolvidables, para que los festejados e invitados disfruten sin preocupaciones.
CITY GRUPOS
Una de las claves del éxito para cualquier evento es contar con aliados y soluciones que faciliten la organización de un evento, tal como lo hace City Grupos, única plataforma en México que simplifica la reserva de hospedaje para grupos pequeños que asistente a evento sociales, deportivos, religiosos o familiares.
Gracias a su accesibilidad y facilidad de uso, los usuarios de City Grupos cotizan en tiempo real y pueden realizar reservaciones de hasta 20 habitaciones en más de 150 hoteles en México, Costa Rica, Colombia y Chile, que son operados por la cadena hotelera con mayor cobertura en el país, Hoteles City Express.
Al seleccionar el destino y fechas de hospedaje, la plataforma arroja la disponibilidad de todos los hoteles en el sitio, para que el usuario elija el hotel, tipo de habitación (sencilla o doble) y número de cuartos. En segundos, el organizador obtiene su cotización, reserva y crea su grupo.
Como parte de los grandes atributos de esta plataforma, desarrollada por Hoteles City Express, el organizador puede pagar por todas las habitaciones, o bien, cada integrante tiene la posibilidad de pagar por separado. Además, las reservas anticipadas obtienen hasta 15% de descuento para todos los miembros del grupo.
Destaca que Hoteles City Express de esta forma le da bienvenida a los grupos sociales en la nueva normalidad, convirtiéndose en un aliado del viajero con un hotel para cada tipo de viaje.
